De algemeen directeur kijkt mij vertwijfeld aan. Sinds enige tijd ben ik interim hoofd van de stafafdeling met onder andere een tiental beleidsmedewerkers. Zijn vertwijfeling gaat over de productie van de beleidsmedewerkers. Hij legt het als volgt uit:
‘Luister Ronald, we hebben in mijn ogen goede beleidsmedewerkers. Maar toch is het werk zelden op tijd af. Als ik vraag wie wat wanneer gaat afronden, dan krijg ik tegenstrijdige antwoorden. En het vorige hoofd werkte met een prima lijst, maar dat hielp eigenlijk niets!’
Gelukkig heb ik de dagen ervoor dezelfde geluiden vanuit het team gehoord. We zijn gaan bespreken wat er aan de hand is. De problemen waren redelijk simpel. Ten eerste was de werkverdeling een overblijfsel vanuit het verleden. Op sommige dossiers zaten te weinig mensen, op andere teveel. Tijden waren veranderd, maar de werkverdeling (nog) niet. En de lijst waarover de directeur sprak, wordt door jan en alleman aangepast en soms zelfs gemanipuleerd.
‘Ik herken wat je zegt Peter. We gaan dat als volgt oplossen. Ten eerste heb ik de werkverdeling aangepast, dat wil ik binnenkort in het MT met jullie bespreken. Ten tweede zijn we vanaf gisteren gestart met een wachtwoord op de planningslijst. Ik bespreek voortaan iedere twee weken met de medewerkers en de MT-leden de voortgang en pas dan zelf de lijst aan’.
De directeur kijkt me even aan en zegt dan: ‘slim, doen!’.
Welke rol vervulde ik hier?
Een luchtverkeersleider zorgt ervoor dat iedereen weet wie wanneer waar is. Daarmee wordt gezorgd voor rust en overzicht, want iedereen weet wie gaat opstijgen, landen, taxiën, wachten, etc. In organisaties ontbreekt vaak het overzicht als je aan de slag gaat als interim. Dan helpt het om snel in te grijpen op de werkverdeling. Val niet in de valkuil van om zelf de inhoud (teveel) te willen snappen en/of over te nemen. Help met het organiseren van het proces en laat de vakmensen hun vak uitoefenen.
Wat leverde het op?
- Overzicht en rust.
- Leverbetrouwbaarheid.